Що таке дорожня карта проєкту Roadmap і як її створити

Основа ефективного ведення бізнесу — це його стратегія. Неможливо запустити проєкт «як є», не маючи при цьому уявлення про те, як його можна і потрібно розвивати далі, в якому напрямку рухатись, щоб ставати кращим. Саме з метою створення ефективної стратегії потрібна дорожня карта проєкту (roadmap).

Сьогодні пропонуємо вам докладніше дізнатися, що таке дорожня карта у бізнесі, для чого вона потрібна, як її правильно створити та планомірно їй слідувати.

Що являє собою дорожня карта проєкту

Дорожня карта — це фактично візуалізація стратегії розвитку проєкту, в якій містяться стадії розробки, етапи життєвого циклу та конкретні кроки для розвитку та просування.

Опрацьована дорожня карта проєкту допомагає команді та зацікавленим сторонам більш чітко розуміти загальний напрямок та план дій на шляху до досягнення поставленої мети. Також дорожня карта реалізації проєкту допомагає оптимізувати навантаження різних спеціалістів, грамотно розподіляти ресурси та ефективніше вести планування.

Дорожня карта та планування проєкту

Фактично roadmap — це складовий елемент загального планування проєкту, що містить у собі не тільки хронологію завдань, а й стратегічні рішення, створені задля досягнення кінцевих цілей. Але постає питання, чи може планування проєкту здійснюватись без такої карти? Теоретично може, але його точність та ефективність будуть під великим питанням.

Різниця між дорожніми картами проєкту та продукту

Roadmap проєкту фокусується насамперед на стратегічному плануванні процесу його реалізації та досягненні його цілей. А roadmap конкретного продукту, відповідно, описує плани розробки та поліпшення самого продукту. Тобто коли ми говоримо про проєкт, то маємо на увазі ширше поняття. У цьому головна різниця.

Порівняння дорожньої карти проєкту та діаграми Ганта

Діаграма Ганта — це зручний інструмент для візуалізації завдань та часових рамок. А дорожня карта розвитку проєкту дає більш широке стратегічне уявлення про нього, включаючи основні робочі моменти, ресурси та цілі, яких бізнес планує досягти.

Навіщо потрібна проєктна дорожня картка

Існує маса причин, чому створення дорожньої карти — важлива складова роботи над будь-яким, особливо великим проєктом. Давайте розберемо їх докладніше.

Постановка цілей

Опрацьована та деталізована карта дає можливість позначити головні цілі та спланувати бюджет для їх досягнення. Крім того, з нею набагато простіше розставити завдання за пріоритетами та сконцентруватися на тому, що важливо «тут і зараз». Іноді трапляється так, що на початкових етапах реалізації співробітники завантажують себе надмірно великим обсягом завдань і в результаті не справляються з ними. Розробка дорожньої карти допомагає запобігти подібним ситуаціям або хоча б мінімізувати їх кількість.

Загальне бачення проєкту

Оформлення дорожньої карти — це свого роду гарантія, що всі учасники проєкту краще розумітимуть, які перед ними стоять завдання та цілі. А значить, вони працюватимуть ефективніше та діятимуть у команді. В іншому випадку у кожного може виникнути власне бачення проєкту та його розвитку, через що підсумкові результати можуть виявитися абсолютно непередбачуваними.

Захист команди від непотрібних зауважень

Створення дорожньої карти проєкту, окрім іншого, дає можливість набагато рідше відволікати співробітників від робочого процесу та коригувати їх роботу. Кожен з них краще розуміє, що саме йому треба робити та в якому напрямку рухатися. Як наслідок — менше відхилень від головних завдань.

Переваги використання дорожньої карти проєкту

Отже, давайте коротко перерахуємо головні плюси створення та використання roadmap для вашого бізнесу. Ми виокремлюємо три основні переваги.

1. Формулювання цілей проєкту

Як було сказано вище, одна з ключових переваг — це чітке визначення того, що має бути досягнуто у роботі над завданнями. Плюс точні етапи, які потрібно виконати задля досягнення цих цілей.

2. Затвердження очікуваних результатів

Візуалізація кінцевих результатів допомагає краще розуміти, до чого потрібно рухатися і як досягти цих результатів. Це, окрім іншого, додатково працює на мотивацію співробітників, які бачать і майбутні завдання, і досягнуті результати.

3. Управління очікуваннями зацікавлених сторін

Дорожня карта підприємства або окремих його проєктів запобігає непорозумінню і навіть виникненню конфліктних ситуацій шляхом прозорості та ясності планів. А це, знову ж таки, позитивно відбивається на продуктивності роботи.

Види дорожніх карт

Залежно від напрямку та особливостей проєкту, виділяють такі види дорожніх карт:

• Стратегічні карти. Вони фокусуються на загальному стратегічному напрямі проєкту та його основних етапах. Застосовуються, як правило, для планування довгострокових цілей, визначення ключових ініціатив та розвитку бізнесу чи продукту.
• Операційні картки. Орієнтовані здебільшого на конкретні завдання та операційні деталі. Використовуються переважно для управління поточними процесами, завданнями та ресурсами з метою забезпечення виконання завдань у межах зазначених термінів та бюджету.
• Технічні карти. Вони зазвичай спрямовані на розробку та технічні аспекти, включаючи інженерні рішення та технічні питання. Застосовуються найчастіше у різноманітних IT-проєктах, при розробці програмного забезпечення, проєктуванні та впровадженні нових технологій.

Існують й інші види roadmap, але ці три вважаються основними, а решта здебільшого вже походять від них і мають деякі додаткові відмінні риси.

Різновиди дорожніх карт залежно від цілей

Залежно від конкретних цілей проєкту та потреб зацікавлених сторін, існує кілька різновидів roadmap.

• Розвиток товару. Такі roadmap орієнтовані на планування розвитку конкретних продуктів компанії, включаючи впровадження нових функцій та покращення користувальницького досвіду. Таким чином вдається, наприклад, визначити стратегії випуску нових версій, впроваджувати функціональні зміни та згодом більшою мірою задовольняти потреби клієнтів.
• Маркетингові ініціативи. Вони сфокусовані на запуску маркетингових кампаній, просуванні продукту на ринку та збільшенні його впізнаваності серед цільових та навколоцільових клієнтів. Головними цілями у разі служить визначення маркетингових стратегій, планування рекламних заходів, управління контентом і комунікацією з клієнтами.
• ІТ-інфраструктура та оновлення. Ці roadmap спрямовані на планування та впровадження змін до інформаційних технологій та інфраструктури організації. Цілями виступають: розробка IT-стратегії, оновлення апаратного та програмного забезпечення, покращення безпеки та продуктивності системи.

Саме від ваших цілей насамперед залежить структура та форма дорожньої карти. А в ситуації, коли цілі та пріоритети бізнесу змінюються, цілком логічно, що й roadmap зазнає певних змін — це природний процес.

Класифікація дорожніх карт за методами реалізації

Така класифікація допомагає визначити, яким чином здійснюватиметься досягнення поставлених цілей та завдань. Залежно від специфіки проєкту та переваг команди, можна виділити кілька методів:

• Тимчасова послідовність. Вона має на увазі чіткий розподіл завдань та етапів роботи над проєктом за чіткими тимчасовими рамками. Використовується зазвичай для планування хронології виконання завдань, встановлення пріоритетів та контролю за термінами.
• Фазовий підхід. В якомусь сенсі схожий на попередній клас, однак у цьому випадку весь проєкт поділяється на окремі фази та етапи розробки. З його допомогою можна точніше структурувати роботу поетапно, оцінювати прогрес і управляти ризиками на кожній фазі.
• Ітераційний підхід. В цьому випадку розробка проходить циклами, які повторюються до досягнення бажаних результатів. Застосовується в Agile-методологіях для гнучкого управління проєктами, швидкої адаптації до змін та покращення продукту через ітерацію.

Вибір методу реалізації залежить від специфіки проєкту, його складності, переваг команди та особливостей галузі. А комбінація різних підходів може бути використана для досягнення найкращих результатів у конкретній ситуації.

Інструменти для створення дорожньої карти

За великим рахунком зробити дорожню карту проєкту можна практично будь-де, хоч у документі Word. Але все ж таки для зручнішої роботи краще використовувати спеціальні інструменти та сервіси, які для цього призначені. Тому пропонуємо вам ознайомитись з невеликим списком.

RoadMunk

Це сервіс для створення roadmap, який допомагає досить легко візуалізувати та ділитися стратегіями розвитку продуктів. Його функціонал включає візуалізацію, роботу з шаблонами, інтеграцію з Jira та Trello, досить високу гнучкість у налаштуванні надання даних.

Craft.io

Функціональна платформа для управління продуктами, яка надає користувачам потужні інструменти для створення та редагування roadmap, інтеграцію з іншими популярними сервісами з розробки та управління проєктами. Craft.io підтримує Agile та Scrum методології, а також має досить великий функціонал для управління вимогами та зворотним зв'язком.

Hygger

Ще один досить зручний та гнучкий інструмент для управління проєктами, за допомогою якого можна ефективніше планувати та візуалізувати роботу команд через дорожні карти. У Hygger ви можете створювати та керувати roadmap, налаштовувати інтеграцію зі Slack та GitHub, розставляти пріоритети завдань, вести вичерпну аналітику та звітність.

Taskworld

Це платформа для управління проєктами з особливим акцентом на візуалізацію робочих завдань та roadmap. Ви можете створювати дошки завдань та календарний вигляд, керувати термінами та пріоритетами, формувати звіти та аналітику, та інше. У Taskworld можна створити як найпростіший зразок дорожньої карти, так і досить складний багаторівневий roadmap.

Aha!

Потужний інструмент для тих, хто шукає, як скласти дорожню карту проєкту, автоматизуючи при цьому значну частину завдань. Aha! має інтуїтивний і зрозумілий інтерфейс, але при цьому сервіс багатий на інструменти розробки, включаючи інтеграцію з Jira та Azure DevOps. Вичерпна аналітика та звітність щодо проєктів теж надаються.

ProjectManager

Це комплексна платформа для управління проєктами, що включає інструменти створення дорожніх карт. ProjectManager пропонує вам гнучкі інструменти для планування та управління проєктами, завданнями та термінами, підтримує інтеграцію із зовнішніми інструментами та платформами. Також тут можна отримати детальну аналітику та звіти про прогрес.

Roadmap Planner

Зручний інструмент для створення roadmap, особливо на основі шаблонів. Це відмінний вибір для не дуже вимогливих користувачів, яким потрібні порівняно прості roadmap. Наприклад, дорожня карта заходу. З корисних особливостей Roadmap Planner варто виділити підтримку офлайн-режиму, а також командної роботи та спільного редагування.

Venngage

Достатньо функціональний інструмент для створення візуального контенту, у тому числі roadmap. Сервіс пропонує великий набір шаблонів та графічних елементів, має інтуїтивно зрозумілий та простий інтерфейс, підтримує інтеграцію зі сторонніми сервісами та командну роботу над проєктами.

Кроки створення дорожньої карти

Тепер, коли ми визначили концепцію дорожньої карти та розповіли про базові принципи її розробки, можемо переходити до більш практичної частини нашої статті. А саме до покрокового керівництва про те, як складається дорожня карта. Таких кроків ми виокремлюємо дев'ять, але можливі й інші схеми:

Цільова аудиторія

Перший і багато в чому найважливіший крок — визначення цільової аудиторії, на яку створюється roadmap. Це дозволяє сфокусуватися на основних аспектах проєкту та зробити подальше планування більш ефективним. При цьому важливо визначити зовнішню (клієнти, інвестори) та внутрішню (команда, менеджери) аудиторію. Треба зрозуміти їхні потреби, очікування та рівень деталізації, який потрібний.

Цілі та завдання проєкту

Наступний етап — позначення чітких цілей та завдань. Потрібно сформулювати короткострокові та довгострокові цілі, визначити конкретні завдання для їх досягнення, а також переконатися, що ці цілі відповідають SMART-критеріям (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Формат дорожньої карти

Вибір відповідного формату дорожньої карти дозволяє ефективно візуалізувати план і зробити його зрозумілим для всіх учасників. Вирішіть, чи це буде тимчасова шкала, канбан-дошка або інший формат. Обов'язково враховуйте потреби аудиторії та специфіку свого проєкту під час вибору. Підготуйте шаблон або використовуйте готові рішення. Приклад оформлення дорожньої карти для вашої сфери діяльності, найімовірніше, нескладно буде знайти в інтернеті.

Учасники команди та сторонні особи

На даному етапі потрібно визначити учасників команди та зацікавлені сторони, щоб розподілити обов'язки та ефективніше налагодити взаємодію між ними. Складіть список всіх учасників, визначте їх ролі та зони відповідальності, встановіть канали комунікації та регулярного обміну інформацією.

Стратегія

Розробка стратегії включає визначення методів і підходів, які будуть використані для досягнення цілей. Ваше завдання на цій стадії — визначити основні етапи розвитку проєкту, розробити план дій для кожного з них, а також врахувати можливі ризики та способи їхньої мінімізації. Рекомендуємо приділити цьому етапу максимум уваги та докласти якомога більше зусиль, тому що від нього багато в чому залежать усі ваші подальші дії та результати роботи над проєктом.

Ключові показники та ресурси

Визначення ключових показників та необхідних ресурсів дозволяє відстежувати прогрес та забезпечувати проєкт необхідними засобами. Визначте ключові показники ефективності (KPI) для оцінки прогресу, ресурсів (фінансових, людських та технічних) для кожного етапу, забезпечте їх доступність у потрібний час.

Терміни виконання

Важлива частина roadmap — це чіткі терміни. Встановлення часових рамок виконання поставлених завдань допомагає контролювати хід реалізації проєкту та запобігати можливим затримкам. Тому потрібно визначити ці терміни, встановити контрольні точки для регулярної оцінки прогресу, а також враховувати передбачуваний вихід за встановлені періоди. Вкрай корисно створювати невеликий резерв часу.

Програмне забезпечення

Вибір відповідного програмного забезпечення полегшує створення та керування дорожньою картою. Вище ми перерахували чимало спеціалізованих програмних рішень, які чудово підходять до створення roadmap. Але ви можете використовувати інші альтернативи. Дослідіть та виберіть програмне забезпечення, яке оптимально відповідає вимогам проєкту, переконайтеся, що воно підтримує інтеграцію з іншими інструментами, які ви використовуєте, навчіть команду роботі з вибраними програмами.

Бюджет

І останнє, але не за важливістю, — це визначення та управління бюджетом проєкту, головна мета якого — ефективніше контролювати витрати та уникати перевитрати коштів. Оцініть затрати на кожен етап проєкту та завдання, визначте загальний бюджет, продумайте процедури для відстеження та контролю витрат на кожній зі стадій.

Приклади проєктних дорожніх карт

Розібравшись, що означає дорожня карта і як вона створюється, можна переходити до наочних прикладів. Ми зібрали невеликий список досить різних roadmap, щоб показати, що вони можуть бути абсолютно несхожими одна на одну.

На сайті setoncollaborative розміщена найпростіша карта, яка за великим рахунком є ​​списком пунктів:

А ось, наприклад, на сайті roadmap.sh можна знайти масу деталізованих дорожніх карт для різних проєктів і фахівців:

А тут непоганий приклад дорожньої карти проєкту у вигляді канбан-дошки на сайті ProdPad:

Висновок

Ми з вами детально розібрали, що таке дорожня карта, у чому її головні переваги для проєкту, а також як її правильно скласти. Зрозуміло, що не існує єдиного алгоритму розробки roadmap, який був би універсальним абсолютно для кожного бізнесу та проєкту. Проте гадаємо, інформація була для вас корисною та актуальною.

Але чи можна ефективно вести та розвивати проєкт без такої карти? Очевидна відповідь: ні! Звичайно, ви можете досягати певних результатів без неї. Але відсутність roadmap фактично рівнозначна відсутності стратегії. А без неї говорити про планомірний розвиток бізнесу в принципі не доводиться.