Хто такий проджект менеджер і чим він займається

Успіх будь-якого проєкту — створення вебсайту, випуск нової лінійки товарів або навіть будівництво дому — багато в чому залежить від того, наскільки правильно організовані робочі процеси. Щоб команда працювала злагоджено, завдання виконувалися вчасно, бюджет витрачався розумно, а кінцевий результат відповідав очікуванням, компанії запрошують спеціаліста, який візьме все під контроль. Цією людиною стає проджект менеджер.

Почнемо з теорії

Отже, що ж це за професія менеджер проєктів? Проджект менеджер — це спеціаліст, який відповідає за планування, виконання та завершення проєкту. Його головне завдання — організувати робочі процеси так, щоб команда ефективно справлялася зі своїми обов'язками, терміни дотримувалися, а бюджет не виходив за межі. Фахівець контролює кожну стадію робочого процесу, координує роботу співробітників і забезпечує взаємодію між командою, замовником та іншими зацікавленими сторонами.

У чому відмінності між продакт-менеджером і проджект-менеджером

Ці дві професії легко переплутати, але насправді експерти виконують різні функції. Project менеджер відповідає за процес: він стежить, щоб завдання було виконано вчасно, у межах бюджету та з необхідною якістю. Проджект менеджер — це простими словами фахівець, який має грамотно організувати роботу команди й усунути всі можливі перешкоди.

Продакт-менеджер, своєю чергою, відповідає за сам продукт — його концепцію, розвиток і стратегію. Він вирішує, яким має бути продукт, які функції в ньому потрібні та як він задовольнятиме потреби користувачів.

Що входить в обов'язки спеціаліста

Проджект менеджери жартують, що керувати проєктом — це так само легко, як їхати на велосипеді, що горить: навколо все палає, ти теж гориш, але потрібно продовжувати рух. А якщо серйозно, то project manager — це фахівець, який бере на себе повну відповідальність. Ось лише деякий перелік робіт, що входить в обов'язки проджект менеджера:

• Розробка плану дій і визначення його етапів.
• Формування команди та розподіл завдань.
• Організація робочих процесів і контроль їх ефективності.
• Забезпечення комунікації між клієнтом і командою.
• Вирішення проблем.
• Контроль термінів, бюджету та якості виконання завдань.

Менеджер управління проєктами потрібен скрізь, де є складні та масштабні завдання. Такі фахівці працюють в IT-компаніях, будівельних фірмах, маркетингових агенціях, дизайн-студіях, на виробничих підприємствах і навіть в організаціях, які займаються проведенням заходів.

Для кого ця професія

Насамперед посада PM підійде тим, хто любить спілкування та вміє знаходити спільну мову з різними людьми. У цій роботі постійно доводиться взаємодіяти з командою, клієнтами, підрядниками та керівництвом. Важливо не просто доносити інформацію, а й мотивувати, домовлятися та вирішувати конфлікти.

Ця професія буде до душі тим, хто отримує задоволення від наведення ладу в хаосі та любить керувати. Менеджер проєктів аналізує процеси, виявляє слабкі місця та продумує, як зробити роботу команди більш ефективною. Якщо вам подобається оптимізувати завдання, шукати нові підходи та вибудовувати чітку систему, професія менеджера проєкту — ваш варіант.

Також у цій сфері зможе працювати той, хто вміє тримати фокус одразу на кількох завданнях. Менеджер з ведення проєктів працює у постійному мультизадачному режимі. Потрібно одночасно стежити за термінами, бюджетом, динамікою та якістю продукту. Якщо ви вмієте швидко перемикатися між різними питаннями та не втрачати контроль, вам буде комфортно у цій ролі.

Якими навичками повинен володіти експерт

Тепер, коли ви знаєте, хто такий проджект менеджер, перейдемо до того, які ж навички потрібно мати, щоб досягти успіху в цій професії.

Hard skills

Ми поговоримо про те, що повинен вміти проєктний менеджер в ІТ. Але навички відрізнятимуться залежно від сфери, де працює фахівець.

Відразу скажемо, що проджект менеджер в IT виконує безліч інших завдань, крім організації процесів. Фахівець повинен розумітися на специфіці розробки програмного забезпечення та володіти певними технічними навичками.

Насамперед IT проєкт менеджер повинен розуміти основи Agile і Scrum — найпопулярніших інструментів управління завданнями в IT. Він організовує роботу команди, стежить за виконанням завдань і проводить регулярні зустрічі для обговорення прогресу. Для нього також важливим є вміння працювати з інструментами Jira, Trello, Asana, ClickUp або іншими, де ведеться планування, розподіл завдань і відстеження їх виконання.

Базове розуміння процесів розробки також грає роль. Проджект-менеджер в айті не зобов'язаний вміти писати код, але він повинен розбиратися в принципах роботи фронтенду та бекенду, а також знати, як пов'язані бази даних, API та сервери. Це допомагає ефективніше взаємодіяти з розробниками та ставити завдання максимально зрозуміло.

Ще одна важлива навичка — управління бюджетом. В ІТ це може включати розрахунок вартості розробки, розподіл ресурсів між командами та контроль витрат на сервери, ліцензії й інші технічні потреби.

Soft skills

А тепер поговоримо про особисті якості, які потрібні незалежно від того, чим займається менеджер проєктів:

• Лідерство — основа цієї професії. Потрібно не просто керувати командою, а надихати її, допомагати вирішувати проблеми та підтримувати мотивацію. Люди повинні довіряти проджект-менеджеру та відчувати, що він веде їх до результату.
• Уміння вирішувати проблеми — ще одна ключова навичка. У будь-якій роботі виникають несподівані ситуації: зриви термінів, помилки у коді, зміна вимог. Важливо швидко знаходити рішення та не боятися брати на себе відповідальність.
• Також у цій професії не обійтися без тайм-менеджменту. У обов'язки PM входить грамотний розподіл робочого часу, розстановка пріоритетів і контроль виконання завдань.
• Ще одна запорука успішної роботи — навички комунікації. Потрібно вміти чітко викладати думки, пояснювати завдання так, щоб їх розуміли і розробники, і дизайнери, і замовники. Крім того, важливо бути хорошим слухачем: проджект-менеджеру доводиться розбиратися в побажаннях клієнтів, проблемах команди та пропозиціях керівництва, а також знаходити баланс між усіма сторонами.

І звичайно, стресостійкість — ключова навичка. Будь-якої миті можуть виникнути непередбачувані складнощі: клієнт передумав, розробники затримали етап або підрядник відмовився від виконання завдання. Важливо вміти зберігати холоднокровність, швидко знаходити рішення та не панікувати, коли щось йде не за планом.

Плюси та мінуси професії pгојесt-manager

Спочатку поговоримо про переваги:

• Можливість займатися керуванням. Проєктний менеджер — лідер, який вибудовує процеси, приймає рішення та впливає на результат. Якщо вам подобається координувати роботу команди, шукати кращі шляхи для досягнення цілей і бачити, як проєкт рухається вперед, ця професія принесе задоволення.
• Затребуваність на ринку праці. Сфера управління проєктами зростає, і кваліфіковані проджект-менеджери потрібні у різних галузях: в IT, маркетингу, на будівництві та виробництві. Компанії постійно шукають фахівців, здатних ефективно організовувати процес, тому знайти роботу з хорошими умовами порівняно легко.
• Гнучкий графік. У багатьох компаніях проджект-менеджери працюють віддалено або за зручним графіком. Головне — тримати процеси під контролем, а не сидіти в офісі з 9.00 до 18.00.

Але звичайно ж, є і мінуси. Робочий день може розтягнутися до пізнього вечора, якщо виникли термінові завдання. Також буває, що через різні часові пояси команди менеджер по проєкту повинен бути на зв'язку рано-вранці або пізно вночі.

Ще один мінус — це стрес. Фахівець постійно вирішує проблеми. Затримки в розробці, невдоволення клієнта, конфлікти в команді — все це доводиться оперативно усувати. Потрібно вміти тримати емоції під контролем і зберігати холоднокровність навіть у складних ситуаціях.

Також мінусом можна назвати високу відповідальність. Вимоги до project manager дуже високі, адже на ньому лежить відповідальність за успіх. І якщо щось пішло не так, він має знайти рішення. Помилки можуть вартувати компанії коштів, часу та репутації, тому важливо завжди тримати ситуацію під контролем.

Які завдання виконує менеджер проєктів

Пропонуємо докладніше вивчити, чим займається проджект менеджер і з яких етапів складається робота.

Визначення вимог

Отже, перше, що робить проджект менеджер, — це збирає інформацію про те, що потрібно замовнику. Фахівець обговорює деталі з клієнтами, визначає цілі та ключові показники успіху. Потім всі вимоги структуруються: які першочергові завдання, а які можна доопрацювати пізніше. Це допомагає команді чітко розуміти, над чим працювати та які результати очікуються.

Розробка структури та логіки

Далі потрібно визначитися, яким чином здійснюватиметься реалізація проєкту. Проєкт менеджер ділить роботу на етапи, розставляє пріоритети, а також продумує, які технології та інструменти використовуватимуться. Тут важливо врахувати всі можливі ризики та закласти механізми їх запобігання. Грамотно побудована стратегія допомагає команді працювати ефективніше та знижує ймовірність зривів термінів.

Формування команди

Жоден проєкт не робиться поодинці, і завдання менеджера — зібрати потрібну команду. Він оцінює, які фахівці потрібні, шукає співробітників із необхідними навичками та розподіляє їхні ролі. Важливо, щоб у колективі кожен фахівець розумів свою зону відповідальності. Від правильності підбору команди безпосередньо залежить швидкість і якість виконання завдань.

Постановка завдань і контроль їх реалізації

Фахівець повинен сформулювати перелік завдань так, щоб виконавці розуміли, що саме потрібно зробити, в які терміни та яким має бути результат. Далі він стежить за ходом виконання: проводить зустрічі, відстежує прогрес і допомагає команді розв'язувати складнощі, що виникають.

Управління фінансами

Кожне завдання має певний бюджет, і саме менеджеру потрібно грамотно його розподілити. Він оцінює, які ресурси потрібні, скільки коштуватиме робота фахівців, закупівля інструментів чи послуг. Якщо виникає ризик перевитрати, він шукає рішення: переглядає пріоритети, домовляється з замовником або оптимізує процеси. Це необхідно для того, щоб уникнути зайвих витрат і якнайшвидше отримати прибуток.

Робота з документацією

Фахівець веде всю необхідну документацію: фіксує технічні вимоги, плани, звіти про прогрес, зміни та результати зустрічей. Це важливо у разі виникнення суперечок. Наприклад, якщо виникають розбіжності з клієнтом або всередині команди, завжди можна звернутися до зафіксованих домовленостей.

Управління командою

Менеджер не лише стежить за процесами, а й керує людьми. Хороший people management робить команду згуртованішою, а роботу — ефективною. Тому PM мотивує команду, допомагає вирішувати конфлікти та підтримує продуктивну атмосферу. Важливо вміти знаходити підхід до різних спеціалістів, розуміти їхні потреби та вчасно реагувати, якщо хтось вигоряє чи відчуває труднощі.

Презентація результату замовнику чи керівництву

Після завершення роботи фахівець готує звіт, де показує, як вирішено поставлені завдання та яких показників досягнуто. Вміння презентувати результати впливає на репутацію менеджера та компанії загалом. Адже дуже важливо не лише показати, яких результатів вдалося досягти, а й обґрунтувати, чому виконаний проєкт відповідає очікуванням.

Скільки отримує менеджер IT-проєктів

Зарплата проджект менеджера в Україні залежить від кількох факторів: досвіду, складності та масштабу поставлених завдань, а також регіону. Наприклад, у Києві фахівець у середньому заробляє 45 000 грн. А в Одесі середня заробітна плата project manager складає близько 32 500 грн.

Просування по кар'єрних сходах

Проджект-менеджер може розвиватися як вертикально, так і горизонтально. Поговоримо докладніше.

Вертикальне зростання

Мається на увазі просування службовими сходами на більш високі посади зі збільшенням відповідальності та повноважень. Почавши кар'єру з позиції молодшого спеціаліста, співробітник може стати координатором, менеджером проєктів, а потім старшим менеджером. Зрештою він може обійняти керівну посаду, таку як директор або віце-президент з операцій.

Вертикальне зростання потребує постійного розвитку управлінських навичок, стратегічного мислення та здатності приймати складні рішення. Крім того, успішне просування кар'єрними сходами залежить від здатності бути лідером, ефективно комунікувати та досягати поставлених цілей у рамках бюджету та термінів.

Горизонтальне зростання

У цьому випадку замість зміни посади фахівець бере на себе більш масштабні та складні завдання, збільшує команду та виходить на новий рівень управління. Згодом менеджер може працювати не з однією командою, а з кількома, організовуючи їхню взаємодію та координуючи великі IT-проєкти з багатьма учасниками. Наприклад, якщо раніше він вів одну невелику розробку мобільного застосунку, то згодом може керувати відразу кількома продуктами або курирувати комплексні IT-рішення для великих замовників.

Крім того, горизонтальне зростання передбачає освоєння нових інструментів і методів, які допомагають оптимізувати робочі процеси. Такий шлях розвитку робить проджект-менеджера більш затребуваним фахівцем, дозволяючи йому працювати з серйозними клієнтами, великими бюджетами та складними технічними завданнями. У результаті, навіть залишаючись у межах своєї посади, він розвивається, і це, відповідно, впливає на розмір зарплати project manager.

Як навчатися та шукати роботу

Цю професію можна як вивчити з нуля, так і розвивати, маючи досвід в інших сферах. Є кілька способів, як стати проджект менеджером:

• Навчання на курсах і в бізнес-школах. В Україні працюють освітні платформи, на яких можна пройти курси.
• Самоосвіта та практика. Корисно читати книги з проєктного менеджменту, вивчати успішні кейси, а також отримувати досвід, беручи участь у волонтерських ініціативах, стартапах чи невеликих внутрішніх проєктах у компанії.

Щоб знайти роботу, переглядайте спеціалізовані сайти з вакансіями (наприклад, Work.ua) або зареєструйтесь на LinkedIn. ІТ-компанії активно шукають проджект-менеджерів, особливо зі знанням англійської.

Ще один спосіб знайти роботу — це стажування. Багато IT-компаній проводять програми для PM-початківців. Можна влаштуватися помічником проджект-менеджера, щоб отримати практичний досвід. Також корисно брати участь у професійних заходах і відвідувати IT-конференції, де можна познайомитися з потенційними роботодавцями.

І звичайно, якщо досвіду мало, можна почати з невеликих проєктів на Upwork або Freelancehunt, а потім використовувати кейси для резюме. Вакансій достатньо, і менеджери проєктів з гарною підготовкою можуть швидко знайти перспективну роботу.

Як підготуватися до співбесіди

Співбесіда на посаду проджект-менеджера — це не просто стандартні питання про минулий досвід. Роботодавцю потрібно зрозуміти, наскільки кандидат уміє організовувати роботу, вирішувати проблеми й ефективно взаємодіяти з командою. Тому важливо не лише розповісти про свій досвід, а й продемонструвати гнучкість мислення, лідерські якості та здатність швидко приймати рішення.

Щоб вам було простіше підготуватися до співбесіди, ми зібрали перелік найпоширеніших питань із відповідями на них:

1. Розкажіть про проєкти, які ви проводили. Роботодавець хоче зрозуміти, з якими завданнями ви стикалися та який рівень відповідальності у вас був. Хороша відповідь — це короткий опис 2-3 проєктів: їхні цілі, складність, бюджет, терміни та результати. Наприклад: «Я керував розробкою мобільного застосунку для онлайн-магазину. Завдання виконувало 10 осіб, терміни — 6 місяців, а бюджет становив $50 000. Ми запустили продукт вчасно, збільшивши конверсію магазину на 20%».
2. Яких результатів вам вдалося досягти? Тут важливо говорити не лише про те, що проєкт завершився, а й про конкретні покращення. Наприклад: «Ми знизили кількість багів на 30% за рахунок зміни процесу тестування».
3. З ким ви працювали у команді та як організовували робочий процес? Роботодавець хоче зрозуміти, чи вмієте ви співпрацювати з різними фахівцями. Відповідь повинна включати не лише склад команди, а й ваші методи керування. Можна відповісти так: «Я працював із командою з 8 осіб: розробниками, дизайнерами й аналітиками. Використовував Scrum, проводив щоденні стендапи та ретроспективи».
4. Якими інструментами користувалися? Тут краще перерахувати конкретні послуги та пояснити, навіщо ви їх використовували. Наприклад, для управління завданнями — Jira та Trello, для комунікації з командою — Slack.
5. Як би ви вчинили у складній ситуації? Це питання на логіку та стресостійкість. Роботодавець може запитати, що робити, якщо клієнт різко змінює вимоги, а до дедлайну залишається тиждень. Вам потрібно показати здатність швидко адаптуватись.
6. Розкажіть про кризову ситуацію, з якою ви стикалися, та про те, як ви її вирішили. Краще навести реальний приклад, а не вигадувати щось на ходу. І звичайно, розповідайте про успішні кейси, які представлять вас у хорошому світлі.

Ось ще кілька порад, які допоможуть вам успішно пройти співбесіду:

• Вивчіть вимоги вакансії. Уважно прочитайте опис посади, виділивши ключові навички та досвід, які шукає компанія. Підготуйте приклади зі своєї практики, які демонструють ці навички у дії.
• Освіжіть знання з методологій Agile, Scrum і Kanban — їх можуть запитувати. Будьте готові розповісти, як ви застосовували ці підходи в реальних кейсах, які інструменти використовували для організації роботи команди та як вирішували складнощі, що виникали.
• Ознайомтеся з методами роботи компанії, щоби показати, що розумієте її специфіку. Вивчіть сайт компанії, почитайте про її проєкти, перегляньте відгуки співробітників. Якщо компанія працює у певній галузі, дізнайтеся основні тенденції та проблеми цієї сфери. Так ви зможете говорити з роботодавцем однією мовою та показати свою зацікавленість вакансією.
• Практикуйтеся відповідати на запитання. Обміркуйте, які кейси з вашого досвіду найкраще демонструють ваші сильні сторони. За можливості попросіть друга допомогти вам провести тестову співбесіду — погляд збоку допоможе помітити, що можна поліпшити.

І насамкінець, будьте впевнені у собі та не бійтеся визнавати помилки — важливо не уникати проблем, а вміти їх вирішувати. Роботодавці часто питають про проєкти, які пішли не за планом. Будьте готові чесно розповісти про такий досвід, але обов'язково наголосіть на тому, які уроки ви здобули та як застосували їх надалі.